Общие правила пенсионного учета
Сведения обо всех гражданах, с которыми общество вступает в трудовые или гражданско-правовые отношения, должны быть переданы в Пенсионный фонд РФ по территориальности.
Если договор заключается с нотариусом, адвокатом, индивидуальным предпринимателем, такие лица самостоятельно осуществляют действия по оформлению.
Факт постановки на учет подтверждается свидетельством обязательного пенсионного страхования. Данный документ выдается гражданину при первичном оформлении на работу или вначале его самостоятельной предпринимательской деятельности. В первом случае свидетельство оформляется через работодателя, во втором – предприниматель его получает самостоятельно.
Порядок представления сведений в ПФР в отношении работников
Сведения о работниках и контрагентах-гражданах могут быть представлены работодателями (заказчиками):
- на бумажном носителе;
- с помощью электронной программы. Второй способ представления информации является наиболее востребованным. Чтобы таким образом передать данные, необходимо, чтобы страхователь оформил в специализированном центре электронную цифровую подпись, которой будут заверяться направляемые документы. Воспользоваться таким сервисом можно через сайт Пенсионного фонда или портал государственных и муниципальных услуг. Онлайн-услуги распространяются также на представление регулярной отчетности и формирование документов, включая оплату пенсионных взносов. Получение информации посредством онлайн-программы подтверждается направляемым страхователю электронным документом.
Какая информация представляется к учету?
Страхователь отправляет в орган, осуществляющий пенсионный учет, следующую информацию о сотруднике или контрагенте:
- фамилию, имя и отчество работника/контрагента;
- место и дату его рождения;
- пол и гражданство;
- дату оформления на работу (заключения договора);
- данные о доходе и начисленных взносах;
- адрес, по которому гражданин постоянно проживает;
- данные паспорта или иного удостоверения личности, являющегося таковым в силу закона. Если информация не предоставлена или ее содержание не достоверно, ответственность, в зависимости от нарушения, несут страхователь и застрахованное лицо.
Сроки представления информации
Если общество вступает в трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, сведения о котором в пенсионном фонде отсутствуют (начало трудовой деятельности застрахованного), ООО обязано направить анкету для постановки физического лица на учет в двухнедельный период с даты заключения с ним договора.
Периодическая отчетность направляется ООО:
- до пятнадцатого числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (если на бумажном носителе);
- до двадцатого числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (если в электронном виде). Нарушение сроков представления информации о застрахованных лицах или представление недостоверной информации грозит страхователям финансовыми потерями в виде штрафа в размере пяти процентов от начисленной суммы страховых выплат за последний отчетный квартал. Это правило касается, как организаций, так и лиц, осуществляющих самостоятельный учет.
Оформление ООО в Пенсионном фонде при создании
Обязанность по предоставлению сведений о созданной организации в ПФР возложена законодателем на регистрирующий орган. Он направляет указанные данные в электронном виде не позднее рабочего дня, следующего за датой регистрации.
Пенсионный фонд обязан поставить на учет организацию в течение трех рабочих дней со дня поступления данных из Федеральной налоговой службы.
В качестве подтверждения постановки на учет ПФР направляет в адрес юридического лица соответствующее уведомление.
Пенсионный фонд осуществляет регистрацию в беззаявительном порядке (по общему правилу). Но заинтересованное лицо вправе получить документы, не дожидаясь их поступления по почте или в электронном виде. Для этого необходимо обратиться в территориальный Пенсионный фонд. Соответствующее уведомление будет ему выдано на бумажном носителе не позднее трех рабочих дней с даты подачи запроса.
Итак. Оформлению в Пенсионном фонде России подлежат как организации, так и физические лица.
Для пенсионного учета хозяйствующих субъектов при их регистрации регистрационный орган направляет всю необходимую информацию в виде электронных документов. Обязанность направления сведений о лицах, с которыми ООО заключило трудовой или гражданско-правовой договор, возлагается на соответствующее ООО. В этом случае страхователь не только направляет данные в территориальный отдел ПФР, но и выдает полученные в нем свидетельства своим работникам (или контрагентам-физическим лицам).
Организация не является страхователем в отношении физических лиц, являющихся адвокатами, нотариусами или индивидуальными предпринимателями.